Центральная база УТП. В обмене не используются никакие формы, весь функционал в общих модулях. В обмене участвуют только измененные данные, что сокращает время и трафик. Можно разделить обмены, например в "полях" экспедитор сбрасывает оперативную информацию, а когда приезжает на офис - фото точек. Обмен через вебсервис.
Для полноценной работы нужен внешний IP-адрес.
Момент записи координат зависит от специфики работы экспедитора конкретно на Вашем предприятии. Варианты - автоматически при создании документа, по кнопке и т.д. И не понятно пока, подразумевается трекинг или снятие координат в конкретных местах.
Важно! Для мобильного приложения решающую роль играет размер экрана - под него "подгоняется" интерфейс. Нужно заранее определятся с типом устройства (смартфоны или планшеты) и примерную диагональ. Обычно это 6-7 дюймовые планшеты.