1) Хранятся бумажные документы, а программу организация может и только что купить.
2) Отдельная папка для уволенных не уменьшит размер базы.
3) Можно узнать общее количество сотрудников и количество уволенных в программе (например, на текущую дату)? Или проблему уже решили?