Необходимо автоматизировать затратную часть бюджета движения денежных средств (БДДС) в 1с Упп

ТЗ на автоматизацию затратной части Бюджета движения денежных средств (БДДС) в 1С УПП

Цель автоматизации - возможность оперативно делать план - фактный анализ по каждой статье затрат в разрезе подразделений (в Excel учет по подразделениям очень трудоемок).
Необходимо автоматизировать затратную часть бюджета движения денежных средств (БДДС).
Подразделения вводят данные помесячно.
Отчет по бюджету должен выводить данные помесячно/поквартально/ с нарастающим итогом.
Этапы процесса бюджетирования:
1. Ответственное подразделение заполнило бюджетную форму
(см. ниже алгоритм по заполнению бюджетной формы + формат в Excel):
• На панели задач “Бюджетирование” (потребуется добавить эту вкладку) нажимаем кнопку “Форма ввода” (До первого сохранения данных документ имеет статус “черновик”)
• Выбирает сценарий «Эталон» или «Корректированный». См. п5
• Заполняет форму ввода данными (см. Excel пример формы ввода).
• Должна быть реализована возможность помесячного отражения данных факта прошлого года (без подстановки данных в заполняемые строки). Когда строка факта подставлена, должна быть возможность расшифровки по каждой ячейке факта (при клике на нее, должны отображаться документы, по которым она сформирована)
• При нажатии кнопки в форме “сохранить и отправить” сотрудником подразделения, статус меняется на “рабочий” и автоматически высылается уведомление сотрудникам фин. службы на электронную почту об изменении статуса документа.

2. Ответственный сотрудник фин. службы просматривает готовый от подразделения документ на корректность цифр, корректирует ошибки, если необходимо. После этого утверждает документ. Статус документа изменился на “Утвержден”.

3. Если подразделение позже вносит дополнительные корректировки, то при сохранении документа от подразделения, статус документа опять меняется на “рабочий”. После чего следует повторить пункт 2. При изменении статуса, автоматически должна сохраняться дата изменения, ФИО сотрудника, кот. внес последние изменения.

4. Формирование отчета “План – фактный отчет по бюджету” (в различных сценариях – СМ пример формирования отчета). Отчет должен формироваться в любом случае (независимо от степени заполненности строк), в нем должно быть отражено, какие подразделения не отправили свои формы ввода бюджета и по каким из заполненных бюджетов стоит статус “рабочий”.

5. Первоначально все правки по заполнению бюджета от подразделений будут производится в одном и том же документе “Форма ввода бюджета – эталон”, пока не будет сделан первый проект бюджета. После чего во всех формах Эталон должен быть проставлен запрет на редактирование данных (отметку о запрете редактирования данных ставит фин. служба в 1С). Но должна сохраниться возможность просмотра и копирования документа.
6. Бюджет планируется корректировать ежеквартально. Все ежеквартальные корректировки должны вноситься в документе “форма ввода бюджета - корректированный” для каждого подразделения (этапы по заполнению документа и изменению статусов на “рабочий” и “утвержден” аналогичны как с документом “Форма ввода бюджета – эталон”). Важно сохранить возможность внесения более частых корректировок бюджета.

Соответственно должно быть 3 сценария планирования:
1.Годовой бюджет по месяцам “Эталон” – первоначальный, исходный проект бюджета.
2.Годовой бюджет по месяцам “Корректированный” – измененный вариант бюджета
3.ФАКТ – для отображения факта прошлого года

С учетом всего вышесказанного необходимо:
Создание документов:
1. Создание документа “Форма ввода бюджета - эталон”, куда каждое ответственное подразделение (ЦФО) первоначально вводит свой бюджет в разрезе статей затрат по месяцам очередного года

2. Создание документа “форма ввода бюджета - корректированный” путем копирования исходного бюджета каждого подразделения и внесения в строки статей затрат необходимых изменений. При копировании бюджета Эталон, подразделение меняет сценарий на корректированный, при изменении сценария, все остальные заполненные в ЭТАЛОНЕ значения (во всех вкладках) должны остаться неизменными.
Создание отчетов:
1. План - фактный анализ по бюджету
Создание таблиц:
1. Форма ввода курсов валют, единая для всех бюджетов подразделений (для Эталона)
2. Форма ввода курсов валют, единая для всех бюджетов подразделений (для корректированного)
Курсы валют могут менять только сотрудники фин. службы.







Примеры и краткое описание
1.Форма ввода бюджета (См. вкладку в Excel)
Алгоритм заполнения:
1. На панели задач “Бюджетирование” (потребуется добавить эту вкладку) нажимаем кнопку “Форма ввода”
2. Попадаем на вкладку “Основные” и заполняем ее:
При открытии нового документа автоматически стоит статус “черновик”, проставляется номер и дата документа, ФИО сотрудника, который создал документ в поле “ответственный”
Форма бюджета “БДДС” стоит по умолчанию
Сценарий бюджета по умолчанию стоит “ Годовой бюджет по месяцам “Эталон”
Выбираем период планирования (например, для 2017г. с 01.01.2017 по 31.12.2017) – пользователю должны быть доступны для выбора только определенные календарные периоды – год/квартал/месяц;
Выбираем из списка свою организацию
Выбираем из списка свое подразделение

3. После ввода данных, если мы хотим сразу перейти к заполнению бюджета, то нажимаем кнопку далее, если хотим перейти к заполнению позже, нажимаем кнопку сохранить.

4. При нажатии на кнопку “далее”, попадаем во вторую вкладку “данные бюджета”. Форма бюджета должна автоматически показать только нужные для этого подразделения статьи затрат и соответствующие итоги/подитоги. (СМ EXCEL,лист соотв подразд форме бюджета)

5. Подразделение должно вводить данные в пустые строки под самой статьей затрат. Строки с суммами должны считаться автоматически и быть недоступными для редактирования пользователем. По умолчанию для ввода данных под каждой строкой со статьей затрат должно быть 2 пустые строки. Но каждому подразделению понадобится разное количество строк для заполнения, поэтому должна быть реализована возможность добавления дополнительной строки в необходимую строку затрат, например, нажатием правой кнопки мыши на текущую строку для заполнения и выбора из появившегося контекстного меню пункта “добавить строку”. При добавлении новой строки, она должна автоматически включаться в сумму по статье затрат, в которую она добавлена.

6. Для упрощения заполнения бюджета должен быть реализован алгоритм, согласно которому при нажатии галочки “показать факт прошлого года”, ниже каждой статьи затрат отображаются строки, заполненные фактом прошлого года по данному подразделению в разрезе статей затрат и соотв. подитог по статье затрат. ( см пример “факт пр года” в Excel)

7. Данные в строки для заполнения могут вноситься не только в рублях, но и в валюте. Если при заполнении затрат подразделение вводит данные в валюте, то автоматически генерируются доп. строки для пересчета в рубли данной строки+итоги/подитоги
( см. алгоритм по валюте ниже + пример в EXCEL во вкладке “пример с валютой”)
8. После заполнения документа, пользователь может сохранить данные, не проводя документ, чтобы позже вернуться и что-то исправить, тогда он нажимает кнопку “сохранить”. Если документ от подразделения полностью готов, то пользователь нажимает кнопку “сохранить и отправить’, тем самым документ проводится, автоматически меняется статус документа на “рабочий” и отсылается уведомление на эл. почту сотрудника фин. службы, для проверки данных. Также можно нажать кнопку “печать”, для вывода таблицы с бюджетом на печать, или кнопку “сохранить в excel”, для сохранения данных бюджета подразделения в формате excel.

9. После получения уведомления сотрудник фин. службы повторно заходит в документ, проверяет его, вносит корректировки, где необходимо и нажимает кнопку “утверждено фин. отделом” (она должна быть активна только для фин. службы). После нажатия кнопки “ утверждено фин. отделом ” статус документа должен автоматически измениться на “утвержден.” Должна быть возможность обратного изменения статуса.

Таким образом, у документа есть три активных статуса:
 "черновик" – появляется при первом открытии документа, до первого сохранения
 "Рабочий" - данные внесены подразделением, но не проверены фин. службой
 "Утвержден" - данные проверены и акцептованы фин. службой

Пояснения к вкладке в Excel “Статьи затрат для формы”
Таблица по статьям затрат – бюджет, относящийся к каждому соответствующему подразделению.
Данные статьи полностью опираются на справочник “Статьи движения денежных средств” в 1С, коды, указанные в таблице соответствуют кодам в 1С данного справочника.
Для каждого подразделения – своя нарезка статей (таблица соответствия приведена во вкладке в Excel), чтобы лишние пустые строки, которые не нужны для заполнения не загромождали таблицу. Например, ФОТ заполняет только отдел персонала.
В таблице указанно, какие должны быть итоги и подитоги (просуммированы соотв. ячейки).
Данные должны вводиться в пустые строки под каждой статьей затрат (и максимально подробно расшифровываться). Для примера в EXCEL сделано по 2 пустые строки. В реальности их может быть разное количество у разных подразделений. Должна быть реализована возможность добавления данных строк при необходимости и они должны автоматически подтягиваться в итоговую сумму по соответствующей строке.
Например, бюджет подразделения PR , статья 12210 Реклама на внешних носителях

Данные в поля Контрагент/договор/должны вписываться вручную.
Под статьей в строки, куда вбиваются данные, вводится в ручную расшифровка (Например, реклама в метро СПБ, в примере выше)

Поле валюта статьи. Используются 4 валюты:
Рубли
Евро
Доллар
Фунты стерлингов
Должно быть 2 варианта полей:
Поле со списком для выбора – напротив каждой строки к заполнению затрат (автоматически должно появляться с добавлением новой строки). По умолчанию должны быть автоматически проставлены рубли. При необходимости ввода другой валюты, пользователь поменяет значение на другую, необходимую ему валюту вручную.
Напротив итогов/подитогов должно быть просто значение ”поле”, без выбора из списка.
Первоначально в каждом поле для валюты у всех строк с суммами должны стоять “рубли”. При добавлении в бюджет валютной строки, автоматически должны добавляться и соответствующие валютные строки в итоги и подитоги.
Рассмотрим пример, в компании есть закупка, которая планируется в валюте.
Соответственно должен быть реализован следующий алгоритм:
1. Подразделение переходит на вкладку заполнения бюджета
2. Сталкивается со статьей, сумму по которой ей надо заполнить в валюте.
3. Выбирает напротив указанной строки необходимую валюту и заносит данные в строку
4. Автоматически при изменении поля “Валюта” с руб. на любую другую, над строкой, в которую вбиты цифры в валюте генерируется строка, которая автоматически пересчитывает сумму в валюте в рублевый эквивалент, используя единую таблицу перевода валют.
5. Первоначально все итоги и подитоги - в рублях. Но при добавлении в бюджет валютной строки, автоматически должны добавляться и соответствующие валютные строки в итоги и подитоги.
Пример занесения по строке 121105 Краски (Материалы для декора) сделан в excel.


В форму бюджета необходимо включить поля, предложенными нами в примере, а также, возможно, другие поля, необходимые для автоматизации нашей задачи с Вашей точки зрения.

2.План - фактный анализ по бюджету (См. вкладку в Excel)
Во вкладке Excel “Статьи для отчета”, показано из каких статей затрат в форме ввода бюджета собирается отчет по бюджету (что с чем должно суммироваться в итоговом отчете).
Соответственно проставлены ссылки на вкладку “Статьи затрат для формы”.
На вкладе excel “Отчет план-факт по бюджету” показана итоговая форма отчета на примере одного месяца.
Отчет формируется на основе данных по каждому подразделению из форм ввода бюджета.
Отчет должен формироваться в 3х сценариях
1.Годовой бюджет по месяцам “Эталон” – первоначальный, исходный проект бюджета.
2.Годовой бюджет по месяцам “Корректированный” – измененный вариант бюджета
3.ФАКТ – для отображения факта прошлого года

Разрезы формирования(варианты группировки):

1. В целом по компании в разрезе статей затрат (как в примере в excel)
2. Организация/статья затрат
3. Подразделение/статья затрат
4. Статья затрат/подразделение
5. Календарь должен давать возможность оперировать любым временным промежутком (стандартный календарь в 1С) месяц/квартал/год/с нарастающим итогом и тп
6. Когда отчет уже сформирован, должна быть возможность при клике на каждую ячейку получить ссылку на документы из каких форм ввода или из каких фактических платежных поручений данная ячейка сформировалась. Те ячейка должна быть как ссылка.

Отчет должен иметь возможность быть напечатанным из 1С, а также пользователь должен иметь возможность сохранить его в формате excel.
Доступ к отчету должен быть ограниченным. Полный доступ должен быть только для сотрудников фин. отдела и Генерального директора . Ответственный/руководитель по каждому прочему подразделению должен иметь возможность сформировать отчет только по своему подразделению, в соответствии с вкладкой «соотв. подразд. форме бюджета» в Excel.

3.Форма ввода курсов валют (См. вкладку в Excel)
См. лист в Excel Таблица валют.
Таблица валют заполняется помесячно, для 3х валют, и используется при пересчете статей затрат в валюте в рублевый эквивалент. Права по заполнению должны быть только у сотрудников фин. отдела.
Должно быть 2 таблицы валют для бюджета “Эталон” и бюджета “корректированный”.
Сначала сотрудником фин. отдела заполняется таблица курсов валют для бюджета Эталон, выбирая при заполнении сценарий “Годовой бюджет по месяцам “Эталон”.
Должна быть предусмотрена возможность данную таблицу скопировать, изменить сценарий с «Эталон» на »Корректированный», и скорректировать данные по валютам ежеквартально, если это необходимо для бюджета по корректированному сценарию.
______________________________________________________________________________

Под фин. отделом в данном ТЗ понимаем:
• Отдел корпоративных финансов и контролинга
• Департамент казначейских операций
• Директор по финансам и экономике
• Генеральный директор