Сверка страховых взносов в программах "1C:Бухгалтерия 7.7", "1С:Зарплата и кадры 7.7", "1С: УСН 7.7&quo

Сверка страховых взносов в программах "1C:Бухгалтерия 7.7", "1С:Зарплата и кадры 7.7", "1С: УСН 7.7"

Отчет предназначен для получения сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование нарастающим итогом с 1 января 2010 года (см. Рис.1). Основное использование - для проверки правильности распределения уплаченных страховых взносов по сотрудникам и контроля превышения уплаченных сумм над начисленными. Возможности отчета: отбор по списку сотрудников, группировки по сотрудникам и отчетным периодам.  Есть стандартный для данной программы диалог заполнения списка сотрудников.

Рис. 1 Так выглядит стартовое окно отчета "Сверка страховых взносов".

С помощью параметров (см. рис.2) можно управлять поведением отчета: в частности выбрать вариант группировки. Отчет получает сведения из документов "Данные о взносах, переданные в ПФР". Т.е. предварительно, если этого не было сделано, необходимо загрузить в информационную базу файлы, переданные в ПФР. Такие файлы можно получить путем выгрузки либо из самой программы "1С: Зарплата и кадры 7.7", либо из других программ подготовки сведений персонифицированного учета для ПФР.

Рис.2 Параметры отчета "Сверка страховых взносов".

На Рис.3 показан пример отчета по списку сотрудников нарастающим итогом. Для контроля подготовленной текущей отчетности, еще не переданной в ПФР, можно рекомендовать загрузить подготовленные файлы в документы "Данные о взносах, переданные в ПФР". Впоследствии, в случае необходимости, эту операцию можно повторить. Или сделать эту операцию в копии информационной базы.

Рис.3 Результат по списку сотрудников нарастающим итогом

За основу для  отчета был взята форма "СЗВ-6-2". При использовании выделения цветом различными цветами отмечаются разные варианты итогов по сотруднику: красным при превышении уплаченной суммы над начисленной, зеленым, если уплачено меньше чем начислено, и бежевым, при равенстве начисленной и уплаченной суммы.

Рассмотрим пример использования отчета. При подготовке сведений для ПФР во втором квартале 2012 года было замечено, что у сотрудника Хайруллина уплачено взносов 4419,94 руб. при начисленных 7 376,59 руб., т.е. меньше чем начислено. А у сотрудника Ладушкина уплачено 7062,49 руб. при том, что начислено 6988,14 руб, т.е. уплачено больше чем начислено. Казалось бы распределение уплаченных взносов неверное. Сформируем отчет по состоянию на конец 1 квартала 2012 года и тогда увидим (см. рис. 4), что доля уплаты страховых взносов нарастающим итогом на начало отчетного периода у этих сотрудников разная. Этим и объясняется такое "странное" распределение сумм уплаченных взносов в текущем отчетном периоде. Оно производится с учетом ранее переданных в ПФР данных. И после уплаты страховых взносов за текущий отчетный период доля уплаты у сотрудников выравнивается.

Рис. 4 Пример отчета

Только такой алгоритм распределения сумм уплаченных взносов и является единственно верным. В противном случае, когда галочка "Распределение сумм уплаченных взносов производить с учетом ранее переданных данных" в отчете "Подготовка сведений для ПФР" не установлена, во-первых, невозможно распределить сумму уплаты больше чем начислено всего по сотрудникам за период, и во-вторых, долги по уплате по уволенным сотрудникам никогда не закроются.

Почему возникла рассмотренная ситуация в предыдущем периоде сейчас не важно, важно понять как ее исправить.

Как мы увидели, представленный здесь отчет позволяет снять спорные вопросы, а также производить оперативную сверку персонифицированного учета по отдельным сотрудникам с данными ПФР.

В версии 1.2 появилась возможность выводить в отчет только итоговые строки по сотрудникам, т.е. отчет принимает вид, показанный на рис.5. Это очень актуально при сверках с файлом, полученным из ПФР, позволяет скопировать нужные ячейки и сопоставить данные ПФР с данными нашего учета.

Рис.5 Вариант отчета

В версии 1.3 учтено то, что в 2013 году у одного и того же сотрудника с одинаковой категорией застрахованного лица могут быть пачки, различающиеся видом договора.

В версии 1.4 добавлены колонки "Разница" между уплаченными и начисленными суммами страховых взносов (см. рис.6).

Рис.6 Вариант отчета с колонками "Разница"

В версии 2.0 появилась возможность сверки с данными ПФР. Данные из ПФР предоставляютсястрахователям в формате Excel (*.XLS). Для сверки эти сведения необходимо импортировать в программу "1С:Предприятие". Для этого на закладке "Импорт данных ПФР" (см. рис.7) нужно указать все необходимые параметры: имя файла с данными ПФР, соответствия полей файла ПФР импортируемым полям. Поля "Страховой номер" и "Контрольная сумма" вместе составляют собственно страховой номер застрахованного лица. В программе "1С:Предприятие" он хранится в формате "123-456-789 01", а в файле ПФР этот номер разбит на две части, каждая из которых является числом, поэтому нужно указать оба поля. "Разница страховая (накопительная) часть" - это задолженность по уплате страховых взносов, "Начислено страховая (накопительная) часть" - это сумма начисленных страховых взносов нарастающим итогом,  "Уплачено страховая (накопительная) часть" - соответственно сумма уплаченных взносов нарастающим итогом , эти данные и нужно сверить.

Рис.7 Параметры отчета для импорта сведений из ПФР

Рассмотрим подробнее для чего нужна сверка на примере нескольких сотрудников. На рис.8 показан пример сотрудника, задолженность по которому по данным страхователя (по данным программы "1С:Предприятие") не совпадает с данными ПФР. В верхней части рисунка видно, что задолженность по данным ПФР составляет 44.26 руб, в то время как по данным страхователя она равна 1745.94 руб. Именно эта сумма указана к уплате в программе "1С:Предприятие" при подготовке сведений для ПФР, что хорошо видно на нижней части рисунка. Если в таком виде передать отчет в ПФР, то он не пройдет проверку, поскольку по рассматриваемому сотруднику получится переплата страховых взносов. Здесь для наглядности выбран уволенный сотрудник, поэтому у него нет начислений в текущем отчетном периоде.

Рис.8 Пример несовпадения данных страхователя и данных ПФР

Для того, чтобы при подготовке сведений для ПФР в программе "1С:Предприятие" уплаченные суммы распределялись по сотрудникам верно, необходимо добиться совпадения задолженности по всем сотрудникам с данными ПФР на начало отчетного периода. Рассмотрим пример другого сотрудника (см. рис.9). Здесь в верхней части рисунка хорошо видно, что данные по задолженности сотрудника в ПФР и у страхователя совпадают. Эта сумма задолженности 452.48 руб. указана при распределении уплаченных сумм в отчете для ПФР, при передаче таких сведений в ПФР проблем не возникнет, а задолженность по сотруднику (тоже уволенному) будет полностью погашена. Причиной несовпадения  данных страхователя и данных ПФР может быть не полностью введенная  информация о переданных в ПФР сведениях, которые вводятся в программу "1С:Предприятие" документами "Данные о взносах, переданные в ПФР", или ошибочно введенная информация.

Рис.9 Пример совпадения данных страхователя и данных ПФР

Если данные страхователя и данные ПФР не совпадают, необходимо вручную скорректировать документы "Данные о взносах, переданные в ПФР" на сумму расхождения, которую можно получить с помощью данного отчета. Например в рассмотренном примере (см. рис.8) нужно скорректировать данные об уплаченных взносах на сумму 1701.68 руб. Причем, если разница положительная, т.е. задолженность по данным страхователя больше чем задолженность по данным ПФР, то необходимо на сумму расхождения увеличить сумму уплаченных взносов в одном из предыдущих периодов (см. рис.10).

Рис.10 Корректировка суммы уплаченных взносов в документе "Данные о взносах, переданные в ПФР"

Можно произвести сверку с данными ПФР отдельно начисленных и уплаченных взносов, а не только задолженности. Для этого нужно установить переключатель "Вариант отчета" в положение "Сверка с ПФР начислено" ("Сверка с ПФР уплачено"). Нужно иметь ввиду, что сверки с ПФР с группировкой по отчетному периоду не имеют смысла, поскольку в сведениях из ПФР присутствуют только итоговые данные, поэтому при сверках следует выбирать группировку "Сотрудник" или "Только итоги по сотрудникам". Рекомендую использовать группировку именно "Только итоги по сотрудникам", такой отчет нагляднее. Начисленные суммы чаще всего совпадают с данными ПФР, для примера такой отчет показан на рис.11.

Рис.11 Сверка начисленных сумм страховых взносов с данными ПФР

А вот несовпадение уплаченных сумм как правило и создает проблемы. Уплаченные суммы пользователи часто правят при сдаче отчетов в ПФР уже после подготовки сведений в программе "1С:Предприятие", в программах подготовки сведений, распространяемых самим пенсионным фондом, в программах передачи отчетов по каналам связи в электронном виде. Отсюда и расхождения (см. рис.12). Загрузить достоверную информацию о переданных в пенсионный фонд сведениях не всегда представляется возможным (хотя проблема как правило преувеличена), значит нужно исправлять ее  в  программе "1С:Предприятие" другими способами.

Рис.12 Сверка уплаченных сумм страховых взносов с данными ПФР

Отчет позволяет просматривать и файл, полученный из пенсионного фонда. Для этого нужно нажать кнопку "Просмотр" на странице "Импорт данных ПФР". Причем предпочтительнее это делать именно в отчете, так как в файле ПФР часто бывают скрыты некоторые колонки, и не каждый пользователь способен эти колонки сделать видимыми. А в отчете показаны все поля файла ПФР (см. рис.13).

Рис.13 Просмотр содержимого файла, полученного из пенсионного фонда

Процесс установки отчета подробно описан на примере установки отчета "Экспресс-проверка ведения учета для конфигурации "1С: Бухгалтерский учет 7.7".

В версии 2.1 добавлена возможность отбора и группировки по категориям застрахованных лиц.