Очередная система ведения учета задач.

Преимущества.

1. Система умеет учитывать время задач в режиме реального времени. Включать и выключать секундомер каждой задачи достаточно просто. Система позволяет видеть какой задачей исполнитель занимается в текущий момент времени.
2. Автоматическое проставление срока и оценки в часах при создании задач.
3. Контроль затраченного времени исполнителей в течение текущего дня, текущего месяца.
4. Доступ для контактных лиц заказчиков для постановки новых задач и анализа их выполнения.
5. Для быстрого формирования однотипных задач имеется возможность создания шаблонов задач.
6. Возможность настройки доступа исполнителей к данным только определенных заказчиков и определенных проектов.
7. Анализ выполненных задач по затраченному времени и стоимости.
8. Автоматическое определение очереди выполнения задач для исполнителя в зависимости от сроков, оценки трудозатрат, приоритета.
9. Быстрый поиск невыполненных задач по любому слову.
10. Произвольная классификация задач, использование тегов.
11. Создание задач по входящим письмам от заказчиков.
12. Полноценный встроенный почтовый клиент.
13. Подсистема планирования выполнения задач в календаре. Наложение всех существующих задач в очереди на календарь. Синхронизация с Google-календарем.
14. Уведомление исполнителей о новых задачах.
15. Уведомление заказчиков о вводе новых задач и закрытии задач.

16. Мобильное приложение для исполнителей с возможностью запуска/остановки своих задач с мобильного устройства, просмотра почты и записей календаря.

17. Формирование счета на оплату, акта об оказании услуг, листа учета рабочего времени. Возможность их отправки по электронной почте и через Диадок.

План развития.

1. Возможность передачи задания другому исполнителю без потери затраченного времени.

2. Формирование рекомендаций от системы: на основании существующих задач для исполнителя система будет определять примерное время, с которого исполнитель должен начать выполнение задачи, что бы успеть ее выполнить в срок.

3. На определенном этапе (должно настраиваться) задача одного исполнителя может показываться к выполнению у других пользователей (исполнителей или заказчиков). Это будет удобно, когда выполнение задачи нужно предварительно согласовать с начальником или заказчику нужно установить признак выполнения задачи.

4. Создание шаблонов задач с программируемым заполнением полей задач при вводе по шаблону.

Недостатки.

1. Статусы фиксированные, нет возможности добавить свои.

2. Отсутствие возможности настройки шаблонов процессов, по которым должны следовать задачи.

3. Отсутствие настраиваемого инструмента автоматического изменения задач.

Применение.

Система подходит для отделов сопровождения, фрилансеров и всех, кому нужен учет своего времени (времени сотрудников). Система так же может использоваться как почтовый клиент.

Инструкция.

На начальной странице задачи размещены в виде канбан доски. Задачи могут перетаскиваться из одного столбца в другой по мере необходимости. В случае, когда задача перетаскивается в столбец «В работе», то система включает счетчик по задаче.

Отображение задачи на доске:

1. Срок задачи;
2. Название задачи;
3. Заказчик;
4. Проект;
5. Приоритет;
6. Цвет приоритета;
7. Теги;
8. Исполнитель.

Панель анализа.

На форме в панели анализа размещены диаграммы:

1. Затрачено за сегодня – показывает в разрезе заказчиков сколько времени в задачах было затрачено за текущий день.
2. Затрачено за месяц - показывает в разрезе заказчиков сколько времени в задачах было затрачено за текущий месяц.
3. Реализовано за месяц – показывает в разрезе заказчиков количество часов к оплате по всем задачам в статусах «Подтверждение» и «Завершена» за текущий месяц.

Все диаграммы показывают информацию по отобранному исполнителю. Если исполнитель не выбран, то показываются по всем исполнителям.

Для контактных лиц клиентов показывается только одна диаграмма «Реализовано за месяц». Диаграмма показывает в разрезе проектов заказчика количество часов к оплате по всем задачам в статусах «Подтверждение» и «Завершена» за текущий месяц.

Статусы задач.

В каждом из списков задач в контекстном меню (при нажатии правой кнопки мыши) есть кнопки, которые могут изменить статус задачи, не открывая ее.

В списках показаны задачи по статусам, переход из статуса в статус осуществляется путем перетаскивания.

• Новые - поступившие задачи, возможно не назначенные исполнителю, сортировка списка - по исполнителю, затем по приоритету, затем по дате создания. В контекстном меню есть команда назначения исполнителя. При перетаскивании из этой колонки задач с неназначенным исполнителем будет предложено его выбрать.
• В очереди - готовый план задач к выполнению исполнителями. Сортировка - зависит от настройки "Использовать автоматическую очередь задач". Если он включена, то сортировка производится по специальному алгоритму, если нет, то по исполнителю, затем по порядку выполнения.
• В работе - задачи, которые выполняются в данный момент времени. Сортировка - по исполнителю, затем по дате статуса (наиболее долго находящиеся в этом статусе - сверху).
• Подтверждение - задачи, которые сейчас проверяются (пользователем, отделом и т.п) или уточняются, сортировка по исполнителю, затем по дате статуса.
• Завершенные - завершенные и отмененные задачи. Задачу можно отменить в любом списке, пометив её на удаление. Сортировка по дате статуса, новые сверху.

Ожидающие и завершенные сегодня задачи.

Список отложенных задач:
Задачи переносятся в него перетаскиванием или установкой статуса "Ожидание". По нажатию на ссылку откроется окно, в котором можно быстро вернуть задачи в список "новых", по одной или пачкой.

Список завершенных сегодня задач:
Задачи переносятся в него перетаскиванием или установкой статуса "Завершен". По нажатию на ссылку откроется окно, со списком всех завершенных задач.

К любой задаче можно прикрепить файлы.

Алгоритм определения последовательности задач.

Для расчета используются следующие данные задач: срок, часов к оплате (далее оценка), приоритет, и признак того, что задача уже была в работе.

Параметры для определения порядка выполнения задач:

1. Важность - определяется по приоритету, чем ниже приоритет, тем важнее задача.
2. Срочность - определяется по количеству дней до срока минус количество дней, которое потребуется на выполнение данной задачи.
3. Сложность - задача считается сложной, если оценка задачи больше, чем количество часов в одном рабочем дне исполнителя.
4. Продолжение - задача считается продолжением, если она ранее уже была в статусе "В работе".

Для определения последовательности используется бальная система. Каждому параметру назначается количество баллов, затем все баллы суммируются. У какой задачи баллов ниже, у той и приоритет выше.

Для параметра "Важность" количество баллов определяется по значению приоритета от 1 до 9.
Для параметра "Срочность" количеством баллов является количество дней до срока от текущего дня минус количество дней на решение задачи (определяется по оценке задачи).
Для параметра "Сложность" если оценка меньше количества часов в рабочем дне исполнителя, то -1 бал, иначе 0.
Для параметра "Продолжение" -1 бал, если задача уже ранее решалась, иначе 0.

Если у задач количество баллов совпадает, то порядок определяется по следующей сортировке: минимальный срок, минимальный приоритет, минимальное количество часов в оценке, признак работы по задаче ранее.

Примеры определения порядка задач.

Пример №1.

Текущий день 02.03.2018, в рабочем дне исполнителя 8 часов. Описание параметров задач {приоритет, срок, оценка, уже решалась}):

1. {5, 7.03.2018, 12, нет}, подсчет баллов: 5 + 5 - 2 = 8
2. {7, 5.03.2018, 16, да}, подсчет баллов: 7 + 3 - 2 - 1 = 7
3. {6, 5.03.2018, 4, нет}, подсчет баллов: 6 + 3 - 1 - 1 = 7
4. {6, 5.03.2018, 20, нет}, подсчет баллов: 6 + 3 - 3 = 6
5. {6, 01.03.2018, 7, нет}, подсчет баллов: 6 + (-1) - 1 - 1 = 3

Порядок выполнения задач: 5, 4, 3, 2, 1.

Пример №2.

Текущий день 02.03.2018, в рабочем дне исполнителя 8 часов. Описание параметров задач {приоритет, срок, оценка, уже решалась}):

1. {5, 27.03.2018, 12, нет}, подсчет баллов: 5 + 25 - 2 = 28
2. {7, 25.03.2018, 16, да}, подсчет баллов: 7 + 23 - 2 - 1 = 27
3. {7, 25.03.2018, 4, нет}, подсчет баллов: 7 + 23 - 1 - 1 = 28
4. {6, 25.03.2018, 20, нет}, подсчет баллов: 6 + 23 - 3 = 26
5. {6, 21.03.2018, 7, нет}, подсчет баллов: 6 + 19 - 1 - 1 = 23
6. {9, 02.03.2018, 2, нет}, подсчет баллов: 9 + 0 - 1 - 1 = 7
7. {1, 08.03.2018, 17, нет}, подсчет баллов: 1 + 6 - 3 = 4

Порядок выполнения задач: 7, 6, 5, 4, 2, 3, 1.

Вывод работы данного алгоритма:

1. чем важнее задача, тем она приоритетнее;
2. чем меньше срок выполнения, тем задача приоритетнее;
3. чем больше дней с текущего дня до срока начала выполнения, тем больше влияет срочность, при приближении текущего дня к срокам больше начинает влиять важность.
4. Если не указана оценка задачи, то ее приоритет ниже, чем задачи с оценкой.

Почтовый клиент.
На основании писем есть возможность ввести задачу.

Планирование задач.

В системе для планирования выполнения задач используется календарь. Анализировать план можно в нескольких режимах: День, Неделя, Месяц. На форме размещена колонка с задачами в статусе "В очереди". При переносе задачи в планировщик система запланирует его в том временном промежутке, куда она была перенесена. Из планировщика так же можно создавать новые задачи с уже обозначенным планом. Есть возможность загрузить все календари из Google и вести их в данном планировщике. Что бы использовать планировщик, необходимо в карточке исполнителя указать основной календарь. При создании в задачах по умолчанию будет заполняться календарь исполнителя.

На форме задачи есть вкладка  с отображением плановых промежутков и выводом календаря. При необходимости передвигать задания можно прямо в календаре самой задачи. Заказчики в своем доступе сам календарь не видят, но видят когда запланировал исполнитель выполнение по их задаче.

Дополнительный функционал:
1. Дата запрета действует только на завершенные задачи.
2. На доске задач кнопка создания задачи по шаблону появляется только после создания шаблона.
3. При создании новой задачи поля "Срок" и "Часов к оплате" проставляется средними значениями по указанному заказчику, проекту, исполнителю. Анализируются все завершенные задачи.
4. Печатная форма "Задание исполнителю" из задачи выводит в макет всю информацию по заданию. В макет так же попадает содержимое всех текстовых файлов привязанных к проекту задачи.
5. В разделе "Система учета задач" выведен регистр "Часовые ставки задач". В данном регистре можно назначить стоимость одного часа исполнителю, проекту, заказчику.

Тестирование проводилось на релизе платформы 8.3.13.1513.