Разложили по полочкам: как автоматизация помогла оптимизировать работу склада
Сергей Юревич
Типовое или собственное решение
При автоматизации бизнес-процессов в компании можно воспользоваться готовым продуктом или разработать собственное решение. При выборе в пользу одного из этих вариантов следует учитывать, какие задачи предстоит решить. Бывает, что «коробочный» продукт нельзя доработать под свои нужды – это просто не предусмотрено конфигурацией, или же возможности донастройки сильно ограничены.
При попытке создать собственное решение владельцы бизнеса часто сталкиваются с тем, что оно обходится дороже и полностью зависит от разработчиков, которые трудились над ним.
Я хочу рассказать кейс одного нашего клиента - текстильного предприятия, где сначала попробовали создать собственный продукт, но в итоге были вынуждены перейти на типовое решение. Но так как и оно не отвечало потребностям этого специфического бизнеса, потребовался нестандартный подход.
Это предприятие выпускает ткани для пошива штор и мебельной обивки. Оно было создано ещё в советские годы и до начала 2010-х работало по старинке – с бумажным документооборотом, накладными для склада, вводом вручную всех данных в компьютер.
С 2010 года руководство фабрики задумалось о необходимости автоматизации различных производственных и бизнес-процессов. Начать решили с учёта продукции, которую выпускают и отпускают поставщикам. Для этого требовалось внедрить решение на стыке программы учёта и CRM-системы. Сначала была попытка привлечь к созданию такой системы программистов-фрилансеров. Выбор пал именно на них из желания сэкономить.
Программисты разработали программное решение, благодаря чему удалось автоматизировать поступление продукции на склад, складской учёт и отгрузку товара. Но в системе не было справочника номенклатуры, который необходим предприятию для ведения качественного учёта.
Это создавало ряд сложностей. При поступлении продукции с производства на склад его сотрудники вносили вручную информацию о нужной номенклатуре товара в приходный ордер. Вместо того, чтобы выбирать нужную позицию из номенклатурного списка, встроенного в систему, сотрудники склада пользовались бумажным списком. В текстильной промышленности он очень длинный. В этой текстильной компании, в частности, он состоял примерно из тысячи единиц. Но у каждой единицы существует более 10 различных характеристик. И складским работникам приходилось фактически иметь дело не с одной, а более чем с 10 тысячами вариаций номенклатур.
Выбранную из бумажного списка номенклатуру затем вручную вносили в ордер в компьютерной программе. Нередко в документе ошибочно появлялась информация о ткани, которая на самом деле не поступала на склад. Обычным явлением была путаница, недостача и ошибки при внесении данных операторами.
При отгрузке товаров могло выясниться, что нужной ткани на складе нет – она не поступала сюда, а по документам числилась из-за ошибки при оформлении документов. На то, чтобы отгрузить одну машину тканей, уходило до половины рабочего дня – около 4 часов.
Автоматизация требовалась, чтобы, в первую очередь, навести порядок в учёте. Из других целей, которых предстояло достичь, отмечу также выстраивание более чёткой работы склада при отпуске продукции.
В какой-то момент руководству предприятия стало понятно, что полагаться на самописную систему, созданную фрилансерами, нецелесообразно. Она не отвечала потребностям компании, а вносить в неё изменения оказалось долго и дорого. В итоге обратились в нашу компанию, так как у меня был необходимый опыт автоматизации, накопленный за время работы специалистом консультантом по 1С в фирме «Визард-С».
Вникнув в состояние дел и организацию бизнес-процессов, я предложил перейти на системный продукт 1С, который по сравнению с уже существующей системой был более прогрессивным и удобным решением. Выбор сделали в пользу «1С:Управление торговлей».
Во-первых, я знал этот продукт как специалист - неоднократно внедрял его для магазинов и компаний с оптовым складом. Во-вторых, требовалось простое решение, которое будет понятно персоналу. В-третьих, свою роль сыграла и цена – тратить на автоматизацию слишком много денег руководство фабрики опасалось.
Продукт «1С:Управление торговлей» отвечал всем этим требованиям. Его типовую конфигурацию можно было доработать с учётом специфики производства и использовать для дальнейшей автоматизации других процессов. Нам как разработчикам было проще взять за основу что-то простое, и уже как скульпторам ваять то, что необходимо.
Сначала предполагалось оптимизировать два процесса: приход и расход продукции, т.е. её поступление на склад и реализацию оттуда же.
Основная проблема, с которой я столкнулся как программист при внедрении продукта «1С:Управление торговлей» – очень длинная, просто километровая номенклатура текстильной продукции. Она на 95% состояла из характеристик товара. Если использовать её, то справочник номенклатуры «грузил» бы всю базу 1С. Типовое решение в выбранном нами продукте не подходило.
Поэтому нужно было выделить какую-то основу, к которой затем как конструктор присоединялись бы нужные характеристики. В результате решили пойти непростым путём – снять конфигурацию продукта с поддержки и вносить самостоятельно в неё необходимые изменения. Формировать номенклатуру в разделе «Справочники» как это происходит при классической работе с программой «1С:Управление торговлей», не стали.
Итогом трех месяцев труда разработчиков стало появление такой схемы. Для внесения в базу нового кода номенклатуры используется раздел «Регистры сведений». Для ввода кода номенклатуры создаётся отдельный документ в регистре. Каждый новый документ использует существующую запись из регистра, вписывает в неё свою характеристику и создаёт в регистре новую запись. Все эти документы связаны друг с другом как последовательные производственные процессы.
Видеть, как происходит поступление, перемещение и реализация продукции на складе, можно в «Регистрах накопления». Из этого же раздела можно использовать информацию при подготовке аналитики по остаткам и продажам продукции.
Автоматизация позволила избавить сотрудников склада от выполнения рутинных обязанностей по внесению вручную сведений в систему о поступаемой и отгружаемой продукции, с вписыванием кодов номенклатуры. Это работа делегирована программе «1С:Управление торговлей».
Сейчас на то, чтобы сформировать документы на отгрузку товаров для одной машины, уходит около 20-30 минут. Раньше тот же самый процесс занимал до 4 часов, т.е. экономия времени составляет теперь как минимум восьмикратную величину.
Изначально было автоматизировано 20 рабочих мест. Когда решение доказало свою работоспособность, количество мест увеличили до 30. Те сотрудники, которые не использовали внедрённую ранее на заводе систему, легко и просто разобрались в решении 1С. Для удобства тех сотрудников, которые привыкли к прежней программе, в продукте «1С:Управление торговлей» убрали ряд стандартных меню и документов. Часть разделов переименовали: так, «Поступление товаров» стало «Приходным ордером», а «Реализация товаров и услуг» - «Расходным ордером».
1. Автоматизировать процессы можно и нужно на предприятиях, где до сих пор ведётся учёт вручную.
2. На мой взгляд, лучше использовать системный продукт, чем пытаться создать свой собственный под конкретные нужды: это будет дешевле и с более прогнозируемым результатом.
3. Доверьтесь в процессе автоматизации программистам из компаний, внедряющих программные продукты: у них, как правило, большой опыт. И они найдут возможность в рамках общего продукта решить именно ваши задачи.
4. Поиск нужного решения может занять несколько месяцев. Поэтому запаситесь терпением и плотно сотрудничайте с программистами, объясняя им, как сейчас устроены ваши бизнес-процессы и как они должны быть устроены в будущем. Ваши консультации и пояснения помогут им быстрее найти оптимальное решение.
