Как за один день автоматизировать заполнение из 1С десятка отчетных форм в Excel.
ДенисКак за один день автоматизировать заполнение из 1С десятка отчетных форм в Excel.
Делюсь идеей нестандартного решения, опробованного на личном опыте.
Предисловие.
Однажды под новый год перед нами встала задача заполнить большое количество форм в Excel - длинных «простыней» для отправки в корпоративный центр. Срок стоял первый рабочий день после новогодних каникул. Итак, сказал нам Центр, крутитесь как хотите и будьте готовы регулярно повторять данную работу.
Поскольку работать все праздники не хотелось — родилась и воплотилась следующая идея.
Во-первых, сделать так, чтобы в дальнейшем все заполнялось само. Для этого пригодилась разработка, идея которой ниже. Во-вторых, разделить решение задачи автоматизации между программистом и экономистом. Это также позволяла сделать упомянутая разработка.
Идея разработки.
1. На листе Excel вставляется Надпись - это такое текстовое поле. В него нужно вписать запрос на языке 1С. Из базы 1С согласно тексту запроса будут браться данные для заполнения отчетных форм.
2. При кликании на текстовое поле с вписанным запросом, макрос Excel (VBA) обращается через COM соединение к 1С. Из 1С результат запроса возвращается в Excel. В итоге работы макроса полученные данные выводятся на отдельный лист Excel в виде длинной таблицы из нескольких столбцов.
3. В отчетных формах Excel экономист вписывает многочисленные формулы СУММЕСЛИМН, которые берут данные из длинной таблицы (см п.2). Формулу надо писать так, чтобы она опиралась на служебные поля отчетной формы. В этом случае на весь столбец отчета формула пишется один раз, а затем просто копируется вниз до конца колонки без дополнительных изменений (кто работал с Excel - меня поймет, речь в том числе о фиксировании ссылок в формулах $A1, $A$1, A$1, для экономиста это азы). Кроме того, данные служебной колонки будут наглядным ориентиром в понимании - откуда взялась та или иная цифра.
В итоге десяток форм мы заполнили за один день: пока программист писал очередной запрос, экономист с помощью формул СУММЕСЛИМН заполнял формы Excel по полученным результатам предыдущего запроса. Упомянутая отчетность стала еженедельной, но это нас не пугало. В следующий раз экономисту оставалось только покликать на текстовые поля с запросами, после чего формы заполнялись автоматически.
Позже разработку стали использовать и в отчетности внутрифилиальной. Она оказалась удобной тем, что в любой момент экономист мог поменять вид итоговой формы, добавить вычисляемые столбцы, «на лету» пересчитывать прогнозы, завязанные на свежие фактические данные, одним кликом обновлять отчетные формы Excel для тех, у кого не было доступа к 1С, или кому просто лень 1С открывать, это я о директоре.
Для наглядности привожу несколько скринов, а в конце ссылка для скачивания одной отчетной Excel-ской "простыни" размером 154х153 ячейки, чтобы лучше понять, как формулы ссылаются на выгруженные из 1С данные, а также оценить масштаб работ по автоматизации отчета стандартным путем. Напомню, это лишь один из многих автоматизированных за день отчетов, при этом программист писал запросы с утра до обеда.
Текстовое поле в Excel с текстом запроса 1С:
Часть полученной в Excel из 1С длинной таблицы:
Формула в отчетной форме, выбирающая нужные данные из длинной таблицы:
Ссылка на Excel-отчет:
https://yadi.sk/i/ACYdB8963KfEwN
