Управление тендерным отделом 2.0

Возможности

Продукт "Управление тендерным отделом" предназначен для компаний, участвующих в государственных и коммерческих тендерах. Решение предназначено для таких компаний как:

• производственные предприятия;

• крупно и мелкооптовые предприятия;

• небольшие консалтинговые компании, которые занимаются удаленным сопровождением госзакупок и тендеров для нескольких организаций.

Программа будет полезна всем тем, кто ищет новые ниши сбыта своих товаров/услуг.

Решение "Управление тендерным отделом" - это программа для поиска тендеров и аукционов, обеспечивающая автоматизацию следующих бизнес-процессов:

• Поиск закупок и тендеров по множеству критериев отбора;

• Аналитика по тендерам;

• Анализ заказчиков;

• Анализ конкурентов по тендерам, в том числе возможность увидеть цены на товары/услуги, которые они поставляют в рамках тендерных контрактов;

• Система учета тендеров внутри отдела;

• Согласование с отделом закупок и возможностью расчета предельных цен, основываясь на Вашей номенклатуре;

• Согласование с финансовым отделом, мониторинг финансового состояния площадок, обеспечений заявок и контрактов;

• Управление тендерным отделом;

• Полная отчетность по всем торгам;

• Архив контрактов и тендеров с документацией и лотами;

• Возможность создавать и отправлять коммерческие предложения и спецификации по тендерам;

• Возможность узнать победителя тендеров на госзакупках;

Возможность работы в режиме управляемого приложения обеспечивает удаленное подключение к информационной базе через Интернет, что существенно повышает скорость регистрации информации и оперативность формирования отчетных данных.

В целях управления тендерными продажами, в конфигурации разработан набор подсистем, обеспечивающих следующие функциональные возможности:

Подсистема: Тендеры

• Справочник "Банки"

• Справочник "Округа и регионы"

• Справочник "ОКПД2"

• Справочник "Площадки"

• Справочник "Фильтр/Проект"

• Документ "Тендер"

В этой подсистеме храниться вся справочная информация для отбора как получаемых тендеров,  так и тендеров уже загруженных в систему, а также информация о победителях тендеров. В этой подсистеме создаются и настраиваются фильтры, по которым будут загружаться тендеры в конфигурацию "Управление тендерным отделом". Фильтр - это то, с чего начинается работа в конфигурации. Это правило, по которому будут поступать тендеры в систему поиска тендеров по всем площадкам.

Подсистема: CRM

• Взаимодействие

• Задания

• Заметки

• Напоминания

• Клиенты

• Настройка отправки писем

Данная подсистема предназначена для взаимодействия между сотрудниками внутри отдела, а также между разными отделами. Осуществлена возможность ставить задачи для себя и других пользователей, оставлять заметки и напоминания, совместно вести одну базу данных клиентов, настраивать отправку писем. Для анализа Вы сможете отследить, кто стал победителем тендера.

Подсистема: ERP

• Справочник "Организации"

• Справочник "Банковские счета"

• Справочник "Единицы измерения"

• Справочник "Клиенты"

• Справочник "Номенклатура"

• Документ "Коммерческое предложение"

В этой подсистеме собраны справочники для ведения учета товаров, клиентов, договоров. А так же есть возможность создавать коммерческие предложения с товарами из справочника, печатать их и отправлять заказчикам на электронную почту.

Подсистема: Аналитика

• Аналитика по заказчику

• Аналитика по конкуренту

• Поиск организаций

• Поиск электронных аукционов

Подсистема аналитики включает в себя ряд детальных отчетов, которые визуализированы в отдельных окнах. Аналитика по тендерам и аналитика по заказчику позволяет получить все контактные данные этой организации, включая адрес и телефон. Можно построить в виде диаграммы или таблицы (как удобнее) свод услуг или товаров по классификатору ОКПД2, которые закупал данный заказчик. По каждому классификатору можно посмотреть топ поставщиков, которые с ним работали, а также выйти на конкретные контракты и их суммы. Аналитика по поставщику/конкуренту включает в себя не только весь перечень данных представленный в аналитике по заказчику, но и витрину товаров (номенклатуру и цену поставляемой продукции в рамках тендерных контрактов).

Благодаря данной подсистеме можно осуществлять поиск по наименованию интересующих Вас организаций и выходить уже через эту форму в карточку поставщика/конкурента или же заказчика.

Блок аналитики включает в себя раздел поиска архивных тендеров по отобранным критериям, что позволяет получить все необходимые сведения при анализе тендера и принятии решения об участии в данной закупке.

В целях управления тендерными продажами, в конфигурации разработан набор рабочих мест, обеспечивающих следующие функциональные возможности.

Рабочее место специалиста по тендерам

Программа для поиска тендеров и аукционов с данным рабочим местом предполагает получение первичных данных нажатием на кнопку. Можно заранее создать регламентное задание о тендерных закупках в виде структурированной таблицы в верхней части окна и манипуляций над ними в нижней части.  В таблице все тендеры сгруппированы по Фильтрам/Проектам, но можно самостоятельно менять группировку на желаемую. В нижней части окна можно получить сопутствующую информацию к тендеру (перечень номенклатурных позиций, количество дней до окончания подачи заявок), а также заполнить поля, которые будут полезны для принятия решения об участии в тендере другими специалистами (отсрочка платежа, период поставок, комментарий, статус, организация, от которой будет заключаться контракт). В конфигурации "Тендеры" список победителей помогает отслеживать конкурентов в данной сфере деятельности.

Для детального анализа тендера можно развернуть его карточку двойным щелчком по нему и увидеть всю информацию (площадку, организатора, заказчиков, конкурентов и т.д. ). Есть возможность скачать документацию в отдельную папку с реестровым номеров тендера. Данная подсистема предназначена для взаимодействия между сотрудниками внутри отдела, а также между разными отделами. Осуществлена возможность ставить задачи для себя и других пользователей, оставлять заметки и напоминания, совместно вести одну базу данных клиентов, настраивать отправку писем. Для анализа Вы сможете отследить, кто стал победителем тендера.

В окне рабочего места в верхних вкладках  можно отслеживать те тендеры, которые были допущены к участию другими отделами, а также те, на основании которых были заключены контракты. Таким образом, это рабочее место позволяет максимально быстро получать доступ ко всей необходимой информации о тендере.

Рабочее место руководителя

В шапке формы мы отображаем общее количество полученных тендеров по всем Фильтрам/Проектам и количество выигранных. Система мониторинга тендеров позволяет участвовать в тендерах на электронных площадках. Ниже в виде диаграммы мы видим помесячную эффективность тендерного отдела в целом. Сколько было получено тендеров как максимум, сколько было отобрано специалистом и сколько выиграно. Можно проследить динамику закупок и максимальную прибыль при покрытии всех торгов по Фильтрам/Проектам. Ниже список с тендерам, которые отдел выиграл с сортировкой по сумме. Возможность отслеживать участие в государственных тендерах, участие в коммерческих тендерах и т.д.

Рабочее место специалиста по закупке

В базе можно вести товары из рабочей ERP и, как следствие, подставлять их в лоты тендера. Это позволяет упростить формирование шаблонов коммерческого предложения и спецификаций. В базе можно указать закупочную цену товаров и, указав желаемый процент МАРЖИ, программа подсчитает минимально приемлемую цену тендера. Это упрощает работу тендерного специалиста. Проводить торги может любой новый ответственный, который будет назначен на эту роль с предоставлением ему всей информации по этому тендеру. Программа подскажет до какой цены и на какой процент можно падать. В случае возможности соотнести лоты тендера с номенклатурой в базе тендер может быть согласован специалистом по закупке и отправлен в работу специалисту по тендерам путем нажатия на кнопку "Согласовать".

Рабочее место финансового специалиста

Рабочее место состоит из двух таблиц и общей информации. Это место поможет зарезервировать необходимое для тендеров количество денежных средств и не забыть оплатить или вернуть обеспечение контракта. Все тендеры, которые были отобраны специалистом по тендерам, и по которым еще не состоялись торги, нуждаются в резервировании денежных средств. Именно эта сумма  и выводится на форме. Чтобы не пропустить оплату или возврат обеспечения тендеров, все эти торги собраны в одном месте и сруппированы по этому признаку.

Рабочее место: Рабочий стол специалиста

В планировщике отображаются время проведения торгов по предварительно отобранным тендерам, а также сроки задач и взаимодействий (звонков или визитов). Список тендеров "В Работе" - это динамический список с отобранными специалистом тендерами, то есть теми, в которых мы можем участвовать.

Кнопка вызова поддержки

Добавлена возможность из программы оперативно отправлять запрос в поддержку.

Групповой чат для обсуждения тендеров

На платформе 1С: Предприятие 8.3.10 формат общения в живой ленте упрощает обсуждение и согласование рабочих вопросов по выбраным документам между пользователеми программы.

Причины купить

"Управление тендерным отделом" - это удобное и доступное решение для автоматизации тендерного отдела. Цена за вышеуказанный  функционал ниже чем у подобных продуктов на рынке. В перспективе увеличение количества тендерных площадок без увеличения стоимости продукта.

Достоинства

В результате внедрения данной конфигурации Вы получите следующие возможности:

• Работать с большим списком тендеров;

• Сократить время на поиск и анализ тендеров;

• Предоставить возможность работы в команде удаленным сотрудникам;

• Увеличить количество рабочей номенклатуры и число сегментов по ОКПД для участия;

• Быстро анализировать доходность и уменьшить количество низкорентабельных контрактов;

• Увеличить прибыль по тендерным продажам;

• Автоматизировать добавление карточек клиентов без потери реквизитов;

• Вести различные реестры заказчиков, поставщиков, победителей и подрядчиков и т.д.

Скоро в конфигурацию будут добавлены новые возможности

- Доступ к конкурсной документации без выхода на сайт площадки;

- Поиск внутри тендерной документации в архивах и вложенных файлах в форматах .PDF и .DOC;

- Подроная информация по всем участкам закупок из других сервисов (дополнительно к информации по заказчикам и победителям тендеров).

Стоимость и оплата

Сама конфигурация беслпатна. Цена указана за доступ к данным (поиск тендеров и аналитика).

Стоимость лицензии зависит от тарифа и срока лицензии:

Демо - бесплатно 30 дней.

Лайт - 490 руб./месяц;  

Супер - 990 руб./месяц;

Проф - 1990 руб./месяц.

Спешим сособщить о выходе нового релиза конфигурации 1.2.2.32

Что нового:

1. Появилась возможность включить Компактные формы, что значительно увеличивает возможность просмотра доступных данных в рабочем окне.

2. В Фильтр-Проект добавлено поле для назначения ответственного исполнителя, который автоматически подставится в документ Тендер соответствующего Фильтр-Проекта, что позволит оценить в отчетах по аналитике эффективность команды тендерного отдела в разрезе ответственных лиц.

3. Добавлена возможность объединять документы Тендер в папки Ваших категорий, создавать любую группировку, как Вам удобно. Добавлена возможность указать категорию по умолчанию для новых тендеров в Фильтр-Проекте.

4. Документацию документа Тендер можно просмотреть в режиме онлайн-просмотра без скачивания на диск.

5. Рабочее место финансового специалиста получило долгожданный функционал контроля за расходованием денежных средств по выделенному лимиту и соответствующие отчеты. Также добавлено значение остатка лимита финансирования участия в тендере и обеспечения контракта за период и баланс денежных средств на ЭТП.

6. По просьбам клиентов вернули комментарии в документ Тендер, которые можно использовать, как согласование документа Тендер для участия в торгах. Комментарии используются независимо от группового чата   

7. Живая лента получила фильтр отбора событий по дате.

8. Появился отчет Универсальный отчет, который позволит Вам вывести до 30-ти различных отчетов на основании регистров накоплений и сведений, документов и справочников.

9. Исправлена ошибка в Рабочем месте финансового специалиста:

• по расчету значения финансовой потребности выполнения будущих контрактов,

• ошибка в списке согласованных документов Тендер (ранее согласованные документы не уходили из списка на согласование).

10. Документ Тендер после согласования специалистом по закупке и финансовым специалистом автоматически приобретает метку-статус "Подготовка документации"

11. Документ Тендер получил дополнительную кнопку с командой "Провести".

 Внимание!!!  Что будет нового в следующем релизе (уже готовится):

1. Фильтр-Проект получит 3 разных поля для ввода ключевых слов:

• поиск по извещению,

• поиск по документации,

• поле для минус-слов.

Сейчас используется одно поле для ввода ключевых слов по 3 параметрам.

2. Новое рабочее место руководителя тендерного отдела (функционал и отчеты).

3. Автоматическое назначение некоторых меток-статусов в зависимости от события,

4. Документ Тендер получит поле для результата стоимости будущего контракта (по итогам определения победителя).

5. Дополнительные отчеты и печатные формы.

http://enter-it.ru/item/4-konfiguratsiya/1-sistema-poiska-tenderov - полное описание в ссылке

Демо доступ: https://goo.gl/forms/kRWwxXaH7lzZzxzG2